Kassenbuch für apaleo

Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

AGI Research GmbH
Saarstr. 26
55424 Münster-Sarmsheim
Deutschland

E-Mail: team@agi-research.de, Telefon: 06721-9498954

2. Diese Website

Ohne Ihre Einwilligung setzt diese Website keine Cookies und nutzt kein Tracking. Nur wenn Sie im Banner „Akzeptieren“ wählen, erfassen wir mit PostHog (Server in der EU), welche Seiten und Funktionen genutzt werden und wo Fehler auftreten, auch als Sitzungsaufzeichnung, in der Beträge, Texte und Eingaben immer unkenntlich bleiben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Die Daten laufen über unseren eigenen Server zu PostHog. Im Browser bleiben eine zufällige Kennung und Ihre Wahl bis zu 1 Jahr gespeichert, Aufzeichnungen werden nach höchstens 30 Tagen gelöscht, Ereignisse nach höchstens 12 Monaten. Die Einwilligung ist freiwillig, Website und App funktionieren ohne sie uneingeschränkt. Widerruf jederzeit mit Wirkung für die Zukunft, hier, unter „Cookie-Einstellungen“ im Footer oder in der App unter Einstellungen → Daten.

Unser Hoster Cloudflare verarbeitet technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, Seite und Browser, um die Seite auszuliefern und vor Angriffen zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Die App

Für die Daten im Kassenbuch ist das Hotel verantwortlich. Wir verarbeiten sie im Auftrag des Hotels als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung erhalten Sie auf Anfrage.

Daten: apaleo Account- und Hotel-IDs; Mitarbeiter des Accounts (apaleo User-ID, Name, E-Mail; Namen werden mit jeder Buchung gespeichert, E-Mails nur angezeigt, nicht gespeichert); Buchungen mit Datum, Art, Betrag, Buchungstext und Beleg-Nr.; bei Importen aus apaleo zusätzlich Folio- und Zahlungs-ID und bei Erstattungen der in apaleo erfasste Grund; ein Prüfpfad, wer wann was gebucht hat; die von Admins vergebenen Rechte; apaleo-Zugangstokens, verschlüsselt gespeichert.

Gästenamen, Anschriften und Kontaktdaten werden nicht aus apaleo übernommen, nur technische Zahlungsnummern. Bezeichnung und Beleg sind Freitext: Was Mitarbeiter dort eintippen, wird gespeichert. Bitte keine Gastdaten eintragen; das Hotel ist für den Inhalt verantwortlich. Alle Details stehen in der ausführlichen Datenschutzerklärung der App (maßgebliche Fassung).

Cookies: technisch notwendige Cookies für die Anmeldung (Sitzung bis 30 Tage, Login-Schutz 10 Minuten). Dafür ist keine Einwilligung nötig (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Analyse-Cookies von PostHog nur mit Ihrer Einwilligung, siehe Abschnitt 2.

Nutzungsstatistik: Auf dem Server zählen wir, welche Funktionen ein apaleo-Account nutzt (z. B. Buchung erfasst, Export erstellt), und erfassen Serverfehler, nur mit Account- und Hotel-ID, ohne Personen, Beträge oder Texte (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb).

4. Dienstleister

  • Cloudflare, Inc., USA: Hosting von App und Website. Übermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und von Standardvertragsklauseln.
  • Supabase, Inc., USA: Datenbank, betrieben in einem AWS-Rechenzentrum in London (eu-west-2). Für das Vereinigte Königreich gibt es einen Angemessenheitsbeschluss der EU.
  • apaleo GmbH, München: das PMS des Hotels, Quelle der Barzahlungen und User.
  • PostHog, Inc., USA: Nutzungsanalyse, Fehlererfassung und Fehler-Logs, Daten in der EU (Frankfurt) gespeichert. Übermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und von Standardvertragsklauseln.

5. Speicherdauer

Die Daten bleiben gespeichert, solange das Kassenbuch besteht. Admins können Buchungen oder das ganze Kassenbuch löschen, Account-Admins alle Daten des Accounts. Gelöschte Daten bleiben noch bis zu 30 Tage in den Datenbank-Backups. Die steuerliche Aufbewahrung (zum Beispiel 10 Jahre nach § 147 AO) liegt beim Hotel, bitte nutzen Sie dafür den Excel- oder PDF-Export.

6. Sicherheit

Alle Verbindungen laufen über HTTPS. Tokens sind verschlüsselt, jedes Hotel sieht nur seine eigenen Daten.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO) und können eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), für die Analyse unter „Cookie-Einstellungen“ im Footer oder in der App unter Einstellungen → Daten. Schreiben Sie an team@agi-research.de. Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, für uns ist das der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.